Chưa cần phần mềm, một bảng tính Excel hay Google Sheets dựng đúng cách vẫn quản lý lịch hẹn tốt hơn hẳn cuốn sổ. Bài này hướng dẫn dựng bảng lịch hẹn từ đầu: các cột cần có, công thức tự báo trùng lịch, cách đếm khách bỏ hẹn, và những dấu hiệu cho thấy đã đến lúc chuyển sang phần mềm.
Excel hay Google Sheets?
Nên dùng Google Sheets nếu có từ hai người cùng nhận lịch. Lễ tân, chủ tiệm và nhân viên cùng mở một bảng trên điện thoại hay máy tính, ai sửa gì người khác thấy ngay. Excel trên một máy ở quầy thì chỉ người ngồi ở quầy xem được, và rất dễ có hai bản lệch nhau. Các công thức bên dưới dùng được cho cả hai.
Các cột cần có
Mỗi lịch hẹn là một dòng. Đừng chia mỗi ngày một trang tính, vì sẽ không lọc, không đếm được qua nhiều ngày.
| Cột | Tên cột | Ghi chú |
|---|---|---|
| A | Ngày | Định dạng ngày, không gõ dạng chữ |
| B | Giờ bắt đầu | Định dạng giờ, ví dụ 14:00 |
| C | Giờ kết thúc | Giờ bắt đầu cộng thời lượng dịch vụ |
| D | Nhân viên | Chọn từ danh sách để không gõ sai tên |
| E | Tên khách | |
| F | Số điện thoại | Định dạng văn bản để không mất số 0 đầu |
| G | Dịch vụ | Chọn từ danh sách |
| H | Trạng thái | Đã đặt, Đã xác nhận, Hoàn tất, Huỷ, Không đến |
| I | Kênh đặt | Gọi điện, Zalo, Facebook, Tại quầy |
| J | Ghi chú |
Tạo danh sách chọn cho nhân viên, dịch vụ, trạng thái
Tạo một trang tính riêng tên "DanhMuc" (viết liền, không dấu để dễ dùng trong công thức), gồm: cột A tên dịch vụ, cột B thời lượng tính bằng phút, cột C tên nhân viên, cột D các trạng thái. Sau đó chọn cột D của bảng lịch, vào Dữ liệu, chọn Xác thực dữ liệu (Data validation), chọn kiểu danh sách lấy từ DanhMuc!C:C. Làm tương tự với cột G (lấy từ DanhMuc!A:A) và cột H (lấy từ DanhMuc!D:D).
Danh sách chọn giúp tránh "Hà", "chị Hà", "Hà nail" cùng chỉ một người, thứ sẽ làm hỏng mọi công thức đếm phía sau.
Tự tính giờ kết thúc theo dịch vụ
Ô C2 của bảng lịch lấy thời lượng của dịch vụ ở trang "DanhMuc" rồi cộng vào giờ bắt đầu:
=B2 + VLOOKUP(G2, DanhMuc!A:B, 2, FALSE) / 1440
1440 là số phút trong một ngày, vì bảng tính lưu giờ dưới dạng phần của ngày.
Công thức tự báo trùng lịch
Hai lịch bị trùng khi cùng ngày, cùng nhân viên, và khoảng giờ chồng lên nhau. Thêm cột K tên "Trùng", ô K2 dùng công thức:
=AND(H2<>"Huỷ", COUNTIFS(A:A, A2, D:D, D2, B:B, "<"&C2, C:C, ">"&B2, H:H, "<>Huỷ") > 1)
Kết quả TRUE nghĩa là có lịch khác của cùng nhân viên chồng giờ với dòng này. Lịch đã huỷ được bỏ qua, nên khung giờ của lịch huỷ có thể nhận khách khác mà không bị báo trùng. Kéo công thức xuống cả cột.
Để nhìn thấy ngay, tô đỏ cả dòng bị trùng: chọn vùng dữ liệu, vào Định dạng có điều kiện (Conditional formatting), chọn quy tắc theo công thức tuỳ chỉnh, nhập =$K2=TRUE và chọn màu nền đỏ.
Lưu ý: nếu máy dùng dấu phẩy làm dấu thập phân (thiết lập kiểu Việt Nam), Excel dùng dấu chấm phẩy để ngăn tham số. Khi đó đổi các dấu phẩy trong công thức thành dấu chấm phẩy.
Đếm khách bỏ hẹn và khách quay lại
- Số lần một khách không đến:
=COUNTIFS(F:F, F2, H:H, "Không đến") - Số lần một khách đã hoàn tất dịch vụ:
=COUNTIFS(F:F, F2, H:H, "Hoàn tất") - Tỉ lệ bỏ hẹn của cả tiệm: số dòng "Không đến" chia cho tổng số dòng trong tháng, dùng
COUNTIFSvới điều kiện ngày trong tháng.
Lọc theo cột "Kênh đặt" để biết khách đặt qua kênh nào hay bỏ hẹn nhất. Tám cách giảm tỉ lệ này có ở bài cách giảm khách bỏ hẹn.
Xem lịch theo ngày cho từng nhân viên
Dùng bộ lọc (Filter) ở hàng tiêu đề: lọc cột A theo ngày hôm nay, cột D theo tên nhân viên, sắp xếp cột B tăng dần. Trên Google Sheets, có thể tạo chế độ xem lọc (Filter view) riêng cho từng nhân viên để mỗi người mở đúng lịch của mình mà không làm xáo bảng của người khác.
Hạn chế của bảng tính
Bảng tính làm tốt việc ghi lại và đếm. Nó không làm được những việc sau:
- Khách không tự đặt được. Mọi lịch vẫn phải qua tin nhắn hoặc điện thoại, rồi có người nhập tay.
- Không tự nhắc khách. Lễ tân vẫn phải lọc lịch ngày mai và nhắn từng người.
- Chỉ báo trùng sau khi đã nhập. Công thức tô đỏ dòng trùng, nhưng lúc đó có thể đã hẹn với khách rồi.
- Dễ hỏng khi nhiều người sửa. Một người lỡ xoá cột hay kéo sai công thức là cả bảng lệch.
- Không nhắn lại được cho khách. Danh sách số điện thoại nằm đó, nhưng gửi tin nhắc quay lại cho vài trăm người thì không ai làm tay nổi.
Khi nào nên chuyển sang phần mềm?
Khi mỗi ngày lễ tân mất hơn nửa tiếng để nhắn nhắc lịch, khi tuần nào cũng có lịch trùng, hoặc khi bạn muốn khách tự đặt lịch buổi tối mà không cần ai trực tin nhắn. Lúc đó, phần mềm quản lý lịch hẹn cho khách tự đặt trong Zalo, chặn trùng ngay khi chọn giờ và tự gửi tin nhắc. Dữ liệu trong bảng tính hiện tại (danh sách khách, dịch vụ, nhân viên) là phần chuẩn bị rất tốt để chuyển sang.
