Phần mềm quản lý lịch hẹn: khách tự đặt lịch, tự nhắc hẹn qua Zalo

Nhiều cơ sở dịch vụ vẫn nhận lịch hẹn qua điện thoại, tin nhắn Zalo cá nhân, Facebook rồi chép vào sổ. Cách này chạy được khi mỗi ngày chỉ vài lịch. Khi lịch đông lên, chuyện trùng giờ, quên nhắc khách, khách không đến mà không báo bắt đầu xảy ra hằng tuần. Phần mềm quản lý lịch hẹn sinh ra để gỡ đúng những chỗ đó.

Phần mềm quản lý lịch hẹn là gì?

Phần mềm quản lý lịch hẹn là công cụ để khách tự đặt lịch online, để cơ sở xem toàn bộ lịch theo ngày, theo nhân viên, và để hệ thống tự nhắc khách trước giờ hẹn. Mọi lịch nằm ở một chỗ, ai trong đội cũng xem được, không còn phụ thuộc vào cuốn sổ ở quầy hay điện thoại của lễ tân.

Tại Việt Nam, khách quen nhắn Zalo hơn là mở trình duyệt hay cài thêm ứng dụng. Vì vậy Minihub CDP đặt phần đặt lịch ngay trong Zalo bằng Zalo Mini App, và gửi tin nhắc hẹn vào Zalo của khách.

Tóm gọn: khách tự đặt lịch trong Zalo, hệ thống chặn trùng giờ, tự nhắc trước buổi hẹn và lưu lại lịch sử của từng khách để mời quay lại.

Dấu hiệu bạn cần phần mềm thay cho sổ tay và tin nhắn

• Có ngày hai khách cùng đặt một nhân viên, một khung giờ vì lịch được nhận ở hai nơi khác nhau.
• Khách nhắn đặt lịch buổi tối nhưng sáng hôm sau mới có người trả lời, khách đã đặt chỗ khác.
• Lễ tân mất cả buổi để gọi, nhắn nhắc lịch cho khách ngày mai.
• Khách bỏ hẹn không báo và khung giờ đó để trống, không kịp xếp người khác.
• Muốn biết khách lần trước làm dịch vụ gì thì phải lục lại tin nhắn hoặc sổ cũ.
• Không biết tháng này bao nhiêu lịch, bao nhiêu khách quay lại vì không có số liệu tổng hợp.

Chỉ cần gặp hai trong sáu dấu hiệu trên mỗi tuần là đã đến lúc chuyển sang phần mềm.

Phần mềm quản lý lịch hẹn cần có những gì?

Đặt lịch hẹn ngay trong Zalo hoạt động thế nào?

Khách không cài thêm ứng dụng nào. Toàn bộ hành trình diễn ra trong Zalo:

1. Quét QR hoặc bấm linktại quầy, trên bài đăng, trong tin nhắn
2. Chọn dịch vụ và giờchỉ hiện những khung giờ còn trống
3. Xác nhận bằng số điện thoạikhách bấm đồng ý chia sẻ, không phải gõ tay
4. Nhận tin nhắctrước giờ hẹn, có nút xác nhận hoặc đổi lịch
5. Quay lại lần sautin mời đặt lại khi đến kỳ

Phía cơ sở, mọi lịch hiện trên trang quản trị theo ngày và theo nhân viên. Lịch do lễ tân nhập hộ cũng đi vào cùng một chỗ, nên khung giờ đó biến mất khỏi danh sách giờ trống mà khách thấy.

So sánh các cách nhận lịch hẹn

Web đặt lịch vẫn có chỗ của nó, nhất là khi khách tìm bạn qua Google. Nhiều cơ sở giữ website để được tìm thấy, còn phần đặt lịch và nhắc hẹn đặt trong Zalo vì đó là nơi khách đọc tin nhắn mỗi ngày.

Ngành nào cần phần mềm quản lý lịch hẹn?

Bất cứ ngành nào bán thời gian của nhân viên theo khung giờ: spa, salon tóc, tiệm nail, phòng khám, nha khoa, phòng gym và huấn luyện viên cá nhân, garage, trung tâm dạy học có lớp học thử. Mỗi ngành có cách xếp lịch riêng:

• Lịch hẹn cho salon, spa, nail
• Đặt khám cho phòng khám, nha khoa
• Lịch tập cho gym, yoga, PT
• Lịch bảo dưỡng cho garage
• Lịch học thử cho trung tâm
• Liệu trình cho thẩm mỹ viện

7 câu hỏi khi chọn phần mềm quản lý lịch hẹn

1. Khách đặt lịch ở đâu? Nếu khách phải tải app hay tạo tài khoản, phần lớn sẽ quay lại nhắn tin như cũ.
2. Nhắc hẹn qua kênh nào? Email ít người Việt đọc. Tin Zalo có tỉ lệ đọc cao hơn hẳn vì khách mở Zalo hằng ngày.
3. Có chặn trùng theo từng nhân viên không, hay chỉ chặn theo khung giờ chung của cả cơ sở?
4. Lễ tân nhập hộ lịch có nhanh không? Khách gọi điện và khách vãng lai vẫn sẽ còn, phần mềm phải nhận được cả hai.
5. Dữ liệu khách thuộc về ai? Bạn cần xuất được danh sách khách và lịch sử dịch vụ khi cần.
6. Có nối được với phần mềm bán hàng đang dùng không? Nếu không, nhân viên sẽ phải nhập hai nơi.
7. Tổng chi phí mỗi năm là bao nhiêu, gồm cả phí gửi tin nhắc, không chỉ phí phần mềm.

Triển khai mất bao lâu, cần chuẩn bị gì?

1. Zalo OA đã xác thực. Đây là điều kiện để phát hành Mini App đặt lịch và gửi tin nhắc cho khách.
2. Danh sách dịch vụ kèm thời lượng và giá. Thời lượng quyết định cách tính giờ trống, nên cần ghi đúng thực tế.
3. Lịch làm việc của từng nhân viên. Ca làm, ngày nghỉ, dịch vụ mỗi người làm được.
4. Quy định đổi và huỷ lịch. Viết ngắn gọn để hiện cho khách lúc đặt.
5. Đưa lối vào đến tay khách. QR tại quầy, trên danh thiếp, trong menu Zalo OA và trong các bài đăng. Xem thêm cách kéo khách dùng Zalo Mini App.

Thời gian bàn giao phụ thuộc số màn hình và mức tích hợp, thường từ một đến bốn tuần, chưa tính thời gian Zalo xét duyệt Mini App và mẫu tin.

Câu hỏi thường gặp về phần mềm quản lý lịch hẹn